Migrar de contador dá medo. A pergunta errada afasta quem já estava decidido.
Quem procura um escritório novo geralmente já está insatisfeito com o atual — e decidir trocar não é fácil: envolve procuração, histórico fiscal, medo de deixar pendência para trás. Se a primeira resposta é lenta ou genérica, essa pessoa volta para o contador que já tem, mesmo insatisfeita, porque trocar parece mais trabalhoso do que continuar reclamando.
Testar 7 dias grátisO agente entende a operação antes da reunião
Ele conversa como alguém do escritório — uma pergunta por vez, sem parecer formulário — e só marca a reunião quando já sabe o tipo de empresa, o regime tributário e o motivo real da busca.
Uma regra ele não quebra: não fecha honorário pelo WhatsApp. Proposta de contabilidade depende do volume de notas e da complexidade da operação — número solto antes de entender o cliente vira expectativa que o escritório não sustenta.
O que ele levanta antes de marcar a reunião
- Tipo de empresa — MEI, Simples, Lucro Presumido ou Real.
- Se é abertura de empresa nova ou migração de contador.
- Motivo da busca: preço, atraso do contador atual, ou falta de suporte.
- Quantidade aproximada de notas emitidas por mês.
- Se já tem CNPJ ativo ou está começando do zero.
Do primeiro contato ao contrato assinado
Cada contato vira um card com responsável e data. As fases se ajustam ao jeito do seu escritório trabalhar.
- 01Novo contato
Chegou pelo Instagram, indicação ou WhatsApp direto. O agente assumiu.
- 02Triado
Tipo de empresa, regime tributário e motivo do contato levantados.
- 03Reunião marcada
Conversa combinada para entender a operação do cliente.
- 04Proposta enviada
Honorário mensal e escopo na mão do cliente.
- 05Em negociação
Pediu ajuste de escopo ou de valor.
- 06Contratado
Contrato assinado, migração ou abertura entra na fila.
- 07Não seguiu
Ficou com o contador atual ou fechou com outro escritório.
- 08A retomar
Disse que ia pensar. Volta quando o problema com o contador atual voltar a doer.
A fase "A retomar" é a que mais rende em contabilidade. Quem não fechou hoje volta quando o contador atual atrasar de novo — só que meses depois, quando ninguém no escritório lembra mais daquela conversa.
A proposta que você mandou e ninguém retomou
Entre enviar a proposta e o cliente decidir passam semanas: ele precisa organizar a migração, avisar o contador atual, ou só está adiando uma decisão desconfortável. Isso é normal. O que custa caro é o escritório sumir junto — e a proposta de maio morrer porque junho foi corrido.
Cada proposta enviada vira uma tarefa com data. O acompanhamento mostra há quantos dias cada uma está parada, que é o número que hoje não existe em lugar nenhum.
Um cliente recorrente recuperado por trimestre já paga anos de sistema. E é o contrato mais barato que existe: a pessoa já pediu proposta, só precisava de alguém retomando.
De onde veio cada cliente fica registrado
Contabilidade vive de indicação — de cliente antigo, de advogado parceiro, de contador que fechou as portas. Esse dado normalmente se perde, e no fim do ano ninguém sabe dizer o que realmente trouxe cliente novo.
O agente pergunta a origem na entrada e ela fica no contato até o contrato. Quando você quiser entender o que traz mais cliente, vai saber exatamente onde olhar.
Ver planosQuer entender melhor como isso funciona na prática?O que muda com um CRM de contabilidade e por que o cliente some no meio da migração detalham os dois lados desse processo.