O WhatsApp do escritório com vários advogados
O arranjo é quase sempre o mesmo. Existe um número — o do cartão, o do site, o do Google — e ele mora num celular. Esse celular fica na recepção, ou na gaveta de alguém, ou é o aparelho pessoal do sócio mais novo. Quando o volume cresce, aparecem os três problemas de sempre.
Problema 1: a mensagem lida por todo mundo e respondida por ninguém
Num número compartilhado, “lida” não quer dizer “tratada”. Três pessoas abrem, cada uma supõe que outra vai responder, e a conversa desce na lista. Em advocacia isso tem um agravante que outros setores não têm: algumas dessas mensagens têm prazo.
Uma intimação recebida em casa, uma audiência marcada, um contrato para assinar até sexta. O custo do esquecimento não é um orçamento perdido — pode ser perda de direito e responsabilidade civil.
A correção não é cobrar mais atenção. É tirar a informação da cabeça e colocá-la num campo: prazo em curso, preenchido na triagem, visível na fila. O dia do escritório passa a ser ordenado por ele.
Problema 2: o histórico que vai embora com quem sai
Enquanto as conversas estão no aparelho de uma pessoa, o relacionamento também está. Se essa pessoa sai do escritório, sai levando o histórico do caso, o contexto do cliente e, às vezes, o próprio contato.
Quem assume o caso recomeça do zero e pede ao cliente informações que ele já deu duas vezes — a maneira mais eficiente de parecer desorganizado justo com quem está julgando se confia o problema àquele escritório.
Problema 3: ninguém sabe quem atendeu o quê
Sem responsável nomeado, dois advogados respondem à mesma pessoa com informações diferentes, ou o contato circula pelo grupo interno até alguém assumir. Some-se a isso um estagiário respondendo dúvida que só o advogado deveria responder e o problema deixa de ser de organização e passa a ser de risco.
O arranjo que resolve
Não é trocar de número, e não é um número por advogado — isso multiplica o problema em vez de resolver.
- O número continua o mesmo e passa a ser conectado a uma plataforma de atendimento.
- Cada advogado tem o próprio acesso. O histórico é do escritório e continua lá quando alguém sai.
- Todo contato vira um registro com assunto, data do fato, prazo em curso, responsável e próxima ação — a saída natural de uma triagem bem feita.
- A primeira resposta não espera ninguém. Fora do horário, um agente conduz a triagem, registra o caso e deixa a conversa pronta para o advogado — sem opinar sobre o caso e sem falar em honorários, pelos motivos descritos em o que a OAB permite.
- Quem já tem advogado constituído é encerrado com orientação, sempre.
O que muda na prática, em duas semanas
- A fila do dia é ordenada por prazo, não por ordem de chegada.
- Ninguém é atendido duas vezes por pessoas diferentes.
- A saída de um advogado deixa de ser um evento de perda de informação.
- O sócio consegue responder, no fim do mês, quantos contatos chegaram, quantos eram caso e quantos viraram contrato — pergunta que hoje quase nenhum escritório sabe responder.
Como isso fica no Repliq: o número atual do escritório é conectado à plataforma, cada advogado tem seu acesso, e o agente cobre o horário em que ninguém está disponível. Detalhes na página de advocacia.